Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die KWB Koordinierungsstelle Weiterbildung und Beschäftigung e. V. ist eine Hamburger Agentur für Bildungsmanagement. Sie führt seit 1990 Projekte im Bereich der beruflichen Ausbildung und Beschäftigung durch und entwickelt innovative Qualifizierungsstrategien für öffentliche Auftraggeber aus der EU, dem Bund, den Ländern sowie für Institutionen und Unternehmen. Wir sind ideenreich, kommunikativ, vielfältig aufgestellt und arbeiten nah an den Menschen und den Unternehmen.

Wir suchen per sofort eine
Assistenz (w/m/d) der Geschäftsführung in Vollzeit


Aufgabengebiet:

  • Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und strategischen Aufgaben sowie bei Projektthemen
  • Koordination und Verwaltung aller übergeordneten Termine und Abstimmung mit den Projekten, Auftraggebern und Partnern
  • Vorbereitung von Entscheidungen für die Geschäftsführung
  • Steuerung und Führung der täglichen Korrespondenz über alle Kommunikationswege
  • Verhandlungen mit Auftragnehmern und Auftraggebern
  • Koordination der Abläufe und Beratung der Projektleitungen bei der Antragstellung und Angebotsabgabe für Projekte
  • Fachspezifische Recherche und Auswertung von relevanten Informationen zur Arbeitsmarkt- und Qualifizierungspolitik für die Geschäftsführung
  • Mitarbeit bei der Koordination der übergeordneten Öffentlichkeitsarbeit im Web und in Printmedien inkl. Erstellen und Lektorieren von redaktionellen Beiträgen und Publikationen
  • Personalverwaltung inkl. Bewerbermanagement und Erstellen von Zeugnissen
  • Beratung von Ratsuchenden mit unterschiedlichen Erwartungen
  • Aufbau, Pflege, Weiterentwicklung und Durchsetzung des übergeordneten Qualitätsmanagementsystems in allen Projekten
  • Koordination der Vor-, Nachbereitung und Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Reisen
  • Koordination und Kontrolle aller Beschaffungsvorgänge

 

Kenntnisse und Fähigkeiten:

  • Mindestens kaufmännisch/betriebswirtschaftlich ausgerichtete abgeschlossene Ausbildung bzw. B. A.
  • Umfassende Fachkenntnisse der Verwaltung und Steuerung eines Unternehmens sowie im Bereich Betriebswirtschaft inkl. Projekt- und Personalmanagement
  • Sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere sichere Anwenderkenntnisse des gesamten Microsoft-Office-Pakets sowie Erfahrungen mit Content-Management-Systemen und Grafikprogrammen
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, sowohl im mündlichen als auch im schriftlichen Sprachgebrauch

 

Darüber hinaus erwarten wir:

  • Ausgeprägte Kommunikationsstärke
  • Bereitschaft zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeit im Team der KWB
  • Kundenorientiertes Verhalten
  • Identifikation mit den Aufgaben der KWB

 

Wir bieten:

  • Intensive Einarbeitung und internes Fortbildungsangebot
  • Zuschuss zum HVV-ProfiTicket
  • Familienfreundliches Betriebsklima und flexible Arbeitszeiten
  • 30 Tage Urlaub pro Jahr und vermögenswirksame Leistungen

 

Die Stelle erfordert ein hohes Maß an Selbstorganisation sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, eine eigenständige Arbeitsweise und sicheres Auftreten. Die Bereitschaft zur Kooperation und Ihr Selbstverständnis als Dienstleister/-in sollten stark ausgeprägt sein.

Die Stelle ist zunächst befristet bis zum 31. Dezember 2021.

Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an den TV-L, Entgeltgruppe 9b.

Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung per E-Mail an:


KWB Koordinierungsstelle Weiterbildung und Beschäftigung e. V.
Verwaltung
Haus der Wirtschaft
Kapstadtring 10
22297 Hamburg

Tel.: 040 334241-200
Fax: 040 334241-299
E-Mail: verwaltung@kwb.de