Digitalisierung im Mittelstand – das Chocoversum setzt auf Teamarbeit

"Das Wissen war überall – nur nicht da, wo man es finden konnte", berichtet Lenja Vollmer. Ziel des Unternehmens war es daher, eine digitale Lösung zu finden, die die vielfältige Belegschaft erreicht – von Teilzeitkräften über Studierende bis hin zu Rentner/-innen. "Vor allem die bisherige Kommunikation über E-Mail und teilweise auch WhatsApp sowie die komplexen Onboarding-Prozesse sollten digital neu gedacht werden", so die Projektmanagerin.

Die Herausforderungen waren schnell identifiziert:

Die digitale Lösung sollte nicht einfach vorgegeben, sondern in einem Co-Creation-Prozess mit einem diversen Team erarbeitet werden. In einem Kick-off-Meeting wurden Ziele definiert und Rollen verteilt. "Neben dem Lenkungskreis für die Strategieebene haben wir ein Lab-Team für die Praxisebene mit Kolleginnen und Kollegen aus den relevanten Bereichen gebildet und die Rahmenbedingungen geklärt", erklärt Lenja Vollmer. Festgelegt wurde auch, wie viel Arbeitszeit die Mitglieder des LAB-Teams für diese Extra-Aufgabe aufbringen dürfen.

Vom Lab-Team wurden drei Phasen zur Findung eines geeigneten Tools für die Digitalisierung der Prozesse festgelegt:

Verstehen, was gebraucht wird
Das Team entwickelte Personas und konstruierte User Journeys, um die Bedarfe zu verstehen. Außerdem stellte es Kriterien für die Auswahl der Software auf und priorisierte die Anforderungen.

Lösungen testen und bewerten
Auf dieser Basis entstand eine Longlist möglicher Plattformen, die anhand der in Phase 1 definierten Kriterien getestet und mit Anbietern besprochen wurden. Zwei Favoriten kristallisierten sich heraus.

Entscheidung und Umsetzung
Nach intensiven Prüfungen fiel die Entscheidung. Doch auch hier warteten neue Herausforderungen: "Wir hatten unterschätzt, wie viele Ressourcen nötig sind, um das Tool mit Inhalten zu befüllen und tatsächlich einzuführen", so Lenja Vollmer. In dieser Phase mussten also noch weitere Schritte bis zur Einführung geplant werden.

Eine gute Basis für die weiteren Schritte war das Commitment der Mitarbeitenden. Der strukturierte, iterative Prozess, begleitet durch agile Methoden und visuelle Tools, kam gut an. Da die Mitarbeitenden von Beginn an eingebunden waren, steigen die Chancen, dass sie das Tool auch nutzen.

"Wir haben den Veränderungsprozess nicht nur für die Mitarbeitenden gemacht, sondern mit ihnen", betonte die Organisationsberaterin Nina Siessegger. Entscheidend für den Erfolg waren regelmäßige Reviews, klare Ziele in drei Iterationen sowie die enge Verbindung von Strategie und Praxis durch das Zusammenspiel von Lenkungskreis und Lab-Team.

Das gewählte Tool bietet viele hilfreiche Features – darunter Onboarding-Videos in mehreren Sprachen, kurze Video-News und geordnete Gruppenkommunikation.

Auch der Roll-out der neuen App wird partizipativ gestaltet. "Die Mitarbeitenden starten in Gruppen und lösen kleine Challenges – zum Beispiel: Wo finde ich Information XY?", berichtete Lenja Vollmer. Weitere Schritte zur Einführung der App sind die Präsentation am Teamtag und das abgestufte Einführen gewünschter Features, um die Mitarbeitenden mit dem neuen Tool vertraut zu machen.

Ein wichtiger Hinweis für kleine und mittlere Unternehmen: Das Chocoversum hat für diesen Prozess das Förderprogramm der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) genutzt. 80 Prozent der Kosten werden durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales gefördert. Erfahren Sie, wie auch Ihr Unternehmen von dieser Förderung profitieren kann:
INQA-Coaching: Bereit für die digitale Transformation - INQA.de

Das Chocoversum zeigt, wie digitale Transformation mit System, Mitarbeiterbeteiligung und Mut zur echten Veränderung gelingt. Der Co-Creation-Ansatz stärkt nicht nur Prozesse, sondern auch das Miteinander – und damit die Arbeitgebermarke von innen heraus.

Was die Mitarbeitenden von dem neuen Tool halten und ob es hält, was es verspricht, verraten uns die Referentinnen in der Folgeveranstaltung. Freut euch auf einen Austausch in Präsenz und auf leckere Schokolade aus dem Chocoversum. Auf Wunsch der Moderatorin Heidrun Meder und vieler Teilnehmender wurde direkt ein Termin vereinbart: