Flexible Schichtarbeit am UKE: Erfolgsmodell "Arbeiten 5.0" inspiriert andere Branchen

Heidrun Meder, Geschäftsführerin von HR CIRCLE for People und Moderatorin des Forums Employer Branding und New Work, leitete die Veranstaltung mit einer Umfrage ein: Aus welchen Branchen kommen die Teilnehmenden?

Die Ergebnisse zeigten eine große Vielfalt – gemeinsam war ihnen jedoch der Schichtdienst. Vertreten waren unter anderem Mitarbeitende aus Seniorenheimen, Krankenhäusern, Wohnhäusern für Kinder und Jugendliche, Pflegediensten sowie der Produktion von Klebeband, Körperpflegeprodukten und Zigaretten. Auch ein Mitarbeiter eines großen Senders nahm teil – seine Kolleginnen und Kollegen aus dem Bereich Schnitt und Reportage arbeiten ebenfalls im Schichtsystem. Alle eint das Anliegen, den Schichtdienst für die Beschäftigten attraktiver zu gestalten.

"Warum sollte man sich überhaupt mit flexiblen Schichtplänen beschäftigen?", fragte Christine Navarro zu Beginn der Veranstaltung. Ihre Antwort: "Mein Lieblingsgrund ist, dass die Mitarbeitenden am UKE die Möglichkeit bekommen, lebensphasengeeignete Dienstzeiten nutzen zu können." 

Dienstzeiten, die sich an den Lebensrealitäten der Beschäftigten und den Bedürfnissen der Patientinnen und Patienten orientieren, tragen zur Harmonisierung von Beruf und Privatleben bei – und damit auch zur Gesundheitsförderung des Personals.

Doch es gibt noch weitere gute Gründe, die starren Schichtstrukturen aufzubrechen: "Die Arbeitgeberattraktivität und Mitarbeiterbindung werden deutlich gestärkt – ein wichtiger Beitrag zur Fachkräftesicherung", so Navarro. Wenn Schichten an die zeitlichen Möglichkeiten der Beschäftigten angepasst werden, lasse sich auch Arbeitszeitreduktion vermeiden.
Außerdem ermögliche die Einführung unterschiedlich langer Schichten eine gezieltere Abdeckung von Arbeitsspitzen. Auch die interprofessionelle Zusammenarbeit konnte durch eine bessere Abstimmung der Schichten verbessert werden.

Der Weg zur Pilotierung und späteren Implementierung des Modells war lang: Dank einer Förderung durch die Techniker Krankenkasse im Rahmen des Pflegestärkungsgesetzes nahm das Projektteam 2019 seine Arbeit auf. "Als wir zur Einführung in den einzelnen Bereichen kamen, wollten wir keine Schablone überstülpen, sondern partizipativ und bedarfsorientiert vorgehen", betonte Ilja Doronin. Das Projektteam stellte die entwickelten Schichtmodelle vor und überließ den Personalverantwortlichen und Mitarbeitenden die Auswahl: "Nehmt euch das, was eure Team wirklich brauchen." Wichtig für die Akzeptanz seien die Freiwilligkeit und begleitende Informationen über verschiedene Kanäle wie die Mitarbeiterzeitschrift und im Intranet.

Mit Unterstützung des Projektteams haben die Bereichsleitungen den Bedarf in ihrem Team ermittelt und gemeinsam die Umsetzung geplant. Als Ziel sollten in jedem Bereiche die Dienstzeiten angeboten werden, welche die Mitarbeitenden zum einen für ihre individuelle Lebensphase benötigen und zum anderen zu den Arbeitsabläufen der Bereiche passt.

Ein Teilnehmer fragte: "Wie habt ihr sichergestellt, dass der Dienstplan auch bei Krankheit funktioniert?". Doronin erklärte, dass das UKE über einen Bereitschaftspool verfügt und so Ausfälle kompensiert werden konnten. Darüber hinaus haben sich die Bereiche individuelle Ausfallkonzepte für ihre Bereiche erarbeitet. Wichtig dabei ist, dass alle Projektdienste freiwillig sind.

"Bei ca. 90 bettenführenden Bereichen ergaben sich am Ende sehr viele mögliche Dienstzeiten", berichtete Doronin. Jedoch werden nicht alle Dienstzeiten überall angeboten, da die Bedarfe der jeweiligen Bereiche sehr individuell sind. Die Bereichsleitungen entscheiden gemeinsam mit dem Team welche neuen Dienstzeiten gebraucht und genutzt werden können.

Gerade in der Notaufnahme – besonders belastet in der Zeit nach Praxisschluss – erwies sich die Einführung einer kurzen Zusatzschicht von 20 bis 2 Uhr als vorteilhaft. Diese Maßnahme wurde von allen Beteiligten begrüßt: Sie verteilte die Arbeitslast zur Stoßzeit auf mehr Schultern.

Manche Beschäftigte kehren sogar früher aus der Elternzeit zurück, weil sich die neuen, flexibleren Dienstzeiten besser mit dem Alltag mit kleinen Kindern vereinbaren lassen.

Auch die längeren, früher möglichen 12-Stunden-Schichten waren bei vielen Mitarbeitenden besonders beliebt. Diese können aufgrund einer nicht vorhandenen Dienstvereinbarung mit dem Personalrat nicht mehr angeboten werden. Aber auch 10-Stunden-Schichten werden gerne gewählt, da sie eine Vier-Tage-Woche ermöglichen. Für getrennt lebende Eltern bieten sie zum Beispiel mehr Planungsspielraum für gemeinsame Zeit mit den Kindern.

Ein weiterer Vorteil der flexiblen Arbeitszeitgestaltung: Tandems aus Pflegepersonal und Ärztinnen/Ärzten lassen sich leichter bilden. In gemeinsamen längeren Schichten können Abläufe effizienter auf die Bedürfnisse der Patienten/-innen und die Zusammenarbeit im Team abgestimmt werden.

"Wir gehen aktiv auf die Bereiche zu, bauen Hürden ab – und stellen gleichzeitig einen Werkzeugkoffer zur erleichterten Umsetzung zur Verfügung", erklärte Carola Fitzner aus dem Projektteam.

Darin enthalten sind unter anderem Informationen darüber, wie viele Pausen bei welchen Schichten notwendig sind und ein One-pager über die Stationsabläufe zur besseren Abstimmung der Zusammenarbeit von Ärzten/-innen und Pflegern/-innen. Fitzner stellte den Teilnehmenden auch die wichtigsten rechtlichen Rahmenbedingungen vor.

Im nächsten Jahr legt die wissenschaftliche Begleitung, das Hamburg Center for Health Economics der Universität Hamburg, die mit Spannung erwartete Evaluation vor, um den Erfolg des Projektes dann auch mit Kennzahlen belegen zu können.

Abschließend moderierten Navarro, Doronin und Fitzner Diskussionsrunden an verschiedenen Thementischen. Zu je drei Fragen tauschten sich die Teilnehmenden aus und formulierten ihre Einschätzung:

Aus welchen Gründen könnten Mitarbeitende flexible Arbeitszeiten benötigen?

Prozessanpassungen im Rahmen von neuen flexiblen Arbeitszeiten – Was muss beachtet werden?

 Gewinner und "Verlierer" flexiblen Arbeitszeiten:

Das Feedback der Teilnehmenden fiel positiv aus. Auf den Rückmeldebögen hieß es unter anderem: "Super, um neue Impulse und die Herangehensweise bei einer so großen Umstrukturierung kennenzulernen", "Sehr praxisnah, regt zum Hinterfragen des Status quo an." und "Tolle Veranstaltung!".

"Es hat sich bewährt, die Veranstaltung in Präsenz durchzuführen. Die Teilnehmenden aus den unterschiedlichsten Branchen hatten ein gemeinsames Thema – und sind darüber in einen sehr lebendigen und konstruktiven Austausch gekommen", resümiert Susanne Sabisch-Schellhas, Projektleiterin von ddn Hamburg.