Kleine Schritte, große Wirkung: Digitale Transformation im Chocoversum

Wie ist eine angemessene Digitalisierung für kleine und mittlere Unternehmen machbar? Diese Frage stand im Mittelpunkt der Präsenzveranstaltung im Forum Employer Branding & New Work. Lenja Vollmer, Projektmanagerin Digitalisierung im Chocoversum, und Nina Siessegger, Organisationsberaterin und Coach, gaben praxisnahe Empfehlungen für die Umsetzung:  Digitalisierung sollte strategisch gedacht, partizipativ umgesetzt und in überschaubaren Schritten angegangen werden.

In dieser Follow-Up Präsentation, konnten die beiden Referentinnen anhand ihres Erfahrungsberichts zeigen, wie im Chocoversum mit der Einführung der Mitarbeitenden-App ein wichtiger Baustein für die digitale Transformation gelegt wurde – und wie es gelang, die Mitarbeitenden dabei mitzunehmen.

Bevor es inhaltlich um digitale Transformation ging, wurden die Teilnehmenden genussvoll abgeholt: Lenja Vollmer, früher selbst als Tour-Guide im Chocoversum tätig, schlüpfte für diesen besonderen Auftakt noch einmal in ihre frühere Rolle. Mit Schokolade in unterschiedlicher Kakaokonzentration, Kakaobutter, Kakaobohnen – und einer ordentlichen Portion Fachwissen – lud sie dazu ein, Schokolade mit allen Sinnen zu entdecken: fühlen, riechen, sehen, hören und schmecken. Ein informativer und vor allem köstlicher Einstieg, der perfekt auf das anschließende Thema Digitalisierung im Chocoversum einstimmte.

Zu Beginn der digitalen Reise stand eine typische Herausforderung vieler KMU: Informationen und Wissen waren zwar vorhanden, aber über verschiedene Kanäle verteilt und im Arbeitsalltag schwer auffindbar. Ziel war es daher, eine zentrale digitale Lösung zu schaffen, die Kommunikation erleichtert, Orientierung gibt und den Arbeitsalltag unterstützt.

Ein zentraler Erfolgsfaktor war der strukturierte und partizipative Projektaufbau. In einem Kick-off-Workshop wurden Ziele geklärt, Rollen verteilt und ein Lenkungskreis sowie ein interdisziplinäres Lab-Team gebildet. In mehreren Phasen – vom Verstehen der Bedürfnisse über das gemeinsame Testen bis hin zur finalen Entscheidung – wurden Mitarbeitende aktiv eingebunden. Personas, User Journeys und klar priorisierte Anforderungen bildeten die Grundlage für die Auswahl der passenden Lösung.

Gearbeitet wurde in Iterationen, mit regelmäßigen Reviews und Retrospektiven. Agile Methoden und visuelle Tools unterstützten den Prozess und sorgten für Transparenz.

Der Weg zur Einführung der Mitarbeitenden-App war nicht frei von Hindernissen: Projektpausen, notwendige Anpassungen und neue Rahmenbedingungen verlangten Flexibilität. Gleichzeitig wurde deutlich, wie wertvoll die Investition in Beteiligung und Kommunikation war. Trotz Verzögerungen konnte das Projektziel erreicht werden – mit einer Lösung, die akzeptiert und genutzt wird.

Lenja Vollmer führte die Mitarbeitenden-App auch live vor und zeigte anschaulich, wie das Tools den Arbeitsalltag im Chocoversum vereinfacht. Information sind fortan dort auffindbar, wo sie gebraucht wird.

Deutlich wurde: Digitale Transformation ist kein reines IT-Projekt, sondern ein gemeinsamer Lern- und Entwicklungsprozess. Sie gelingt dann, wenn Mitarbeitende frühzeitig einbezogen werden und Raum für Austausch, Feedback und Weiterentwicklung entsteht. Auch der Blick nach vorne kam nicht zu kurz. „Inzwischen haben wir schon wieder neu aufgekommene Needs zu bedienen. Zum Beispiel Chatbots, Onboarding und weitere Wünsche“, so die Projektleiterin. Die möglichen Anschlussprojekte zeigen, dass Digitalisierung ein fortlaufender Prozess ist.

Ergänzend wiesen die Referentinnen auf Fördermöglichkeiten der INQA – Initiative Neue Qualität der Arbeit hin, die KMU bei Digitalisierungsprojekten finanziell unterstützen können. Bis zu 80 Prozent der Kosten werden durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales gefördert.

INQA-Coaching: Bereit für die digitale Transformation

Neben fachlichen Impulsen bot die Veranstaltung viel Raum für Austausch über eigene Digitalisierungsprozesse der Teilnehmenden. „Habt Ihr KPIs ermittelt?“, wollte ein Teilnehmer wissen. „Unser wichtigster Maßstab war, ob die App genutzt wird. Da die Adoptionsrate gut ist und auch messbar weniger Fragen im Personalpostfach eingehen, haben wir unser Ziel erreicht.“ Gab es Leanings? „Digitalisierung ist nicht nebenbei zu machen. Es braucht eine Person, die den Hut auf und vor allem ausreichend Kapazitäten dafür hat“, so Nina Siessegger.