Ein weiterer Stolperstein liegt im Datenschutz und im Einladungsverfahren. Die Teilnahme am BEM darf nicht davon abhängig gemacht werden, dass Beschäftigte eine vorformulierte Datenschutzeinwilligung unterzeichnen. Einladung und Datenschutzeinwilligung sollten deshalb klar voneinander getrennt und bestehende Prozesse auf ihre Aktualität geprüft werden.
Im BEM unterscheidet Mika Fischer zwischen verbindlichen Anforderungen aus Gesetz, Rechtsprechung und anwendbaren Betriebs- oder Dienstvereinbarungen und den Bereichen, in denen Gestaltungsspielraum besteht. Innerhalb dieses Spielraums sind Rechtssicherheit, Wirtschaftlichkeit und ein wertschätzender, zum BEM passender Umgang angemessen abzuwägen. Das zeigt die Zustellung der Einladung: Nach einem aktuellen Urteil des Bundesarbeitsgerichts begründet ein Einwurf-Einschreiben beim heute verwendeten Scan-Verfahren keinen Anscheinsbeweis für den Zugang (BAG, Urteil vom 7. Mai 2026 – 2 AZR 184/25). Eine bestimmte Zustellungsform schreibt § 167 Absatz 2 SGB IX jedoch nicht vor. Besonders beweissichere Wege – etwa die persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder die Zustellung durch einen mit dem Schreiben vertrauten Boten – empfehlen sich deshalb vor allem in konfliktträchtigen Fällen, insbesondere wenn eine krankheitsbedingte Kündigung absehbar ist. Mika Fischers Fazit: „Entscheidend ist, mit dem BEM-Berechtigten ins Gespräch zu kommen, gemeinsam eine tragfähige Lösung zu finden und das Verfahren nachvollziehbar zu dokumentieren.“